Как нанимателям применять нововведения трудового законодательства: ответы на практические вопросы

Законодательство

Дистанционная работа

Вопрос 1. На какой максимальный срок может быт установлена временная комбинированная работа? Как определить максимальный срок временной комбинированной дистанционной работы, если в Трудовом кодексе Беларуси (ТК) идет речь про непрерывное выполнение дистанционной работы не более 6 мес. Как можно выполнять комбинированную работу непрерывно? Какие дни считать?

Ответ: Комбинированная дистанционная работа может быть установлена временно на срок до 6 месяцев в течение календарного года.

В ТК наряду с «обычной» дистанционной работой, появилась новая форма дистанционной работы – комбинированная (ч. 2 ст. 307-1 ТК), при которой работа выполняется поочередно по месту нахождения нанимателя и дистанционно.

Обе эти формы дистанционной работы могут выполняться как постоянно, так и временно. Для комбинированной дистанционной работы это прямо предусмотрено ч. 2 ст. 307-1 ТК.

Возможность установить работнику временную комбинированную дистанционную работу подтверждается в разъяснении Минтруда, размещенном на официальном сайте министерства.

Срок, на который может быть временно установлена комбинированная дистанционная работа, определяется по общему правилу для временной дистанционной работы, и не должен превышать шесть месяцев в течение календарного года (ч. 2 ст. 307-1 ТК). Специального регулирования для комбинированной дистанционной работы в этой части нет.

В течение указанного срока комбинированная дистанционная работа выполняется непрерывно. Это означает, что в течение всего срока установленные в приказе условия чередования не должны меняться. Комбинированная дистанционная работа не должна прерываться периодами исключительно дистанционной работы или исключительно работы в офисе. Например, если по приказу предусмотрено чередование по принципу один день работы в офисе и один день - дистанционно без каких-либо исключений, то работа в течение всей недели в офисе по приказу нанимателя будет означать перерыв во временной комбинированной дистанционной работе. В дальнейшем ввести комбинированную дистанционную работу в течение того же календарного года можно только на постоянной основе в порядке, предусмотренном ст. 32 ТК.

Учитывая требование о непрерывности, такой вариант дистанционной работы может применяться не более одного раза в год.

Вопрос 2. Нужно ли в контракте закреплять постоянную комбинированную работу?

Ответ: Если выполнение работы дистанционно предполагается на постоянной основе, то независимо от ее формы («обычная» или комбинированная) указание на это в трудовом договоре обязательно.

Согласно ч. 2 ст. 32 ТК установление или отмена дистанционной работы отнесены к существенным условиям труда. В связи с этим условие о том, что работа является дистанционной обязательно должно содержаться в трудовом договоре (ч. 1 ст. 307-2 ТК). Это применимо как к «обычной» дистанционной работе, так и к комбинированной, устанавливаемым на постоянной основе. Исключением является только установление временной дистанционной работы (ч. 4 ст. 307-1 ТК), когда достаточно издания приказа без внесения изменений в трудовой договор.

Вопрос 3. Может ли при комбинированной дистанционной работе работник сам выбирать, в какие дни он работает дома, а в какие - в офисе у нанимателя?

Ответ: Да, может, если такой порядок чередования закреплен в локальном правовом акте (ЛПА) о комбинированной дистанционной работе, утвержденном нанимателем.

Возможность работников самостоятельно определять режим рабочего времени при дистанционной работе прямо предусмотрена в ч. 2 ст. 307-4 ТК. Правила чередования дистанционной работы и работы в офисе при комбинированной дистанционной работе тоже часть режима рабочего времени, и тоже могут самостоятельно определяться работником.

При этом нужно учитывать, что расширение самостоятельности работника в регулировании своего графика предполагает повышенную степень доверия со стороны нанимателя и ослабление контроля с его стороны. В таких условиях недобросовестное поведения работника – риск нанимателя. Оно может привести к нарушению сроков исполнения обязательств нанимателя перед третьими лицами, в то время как применение дисциплинарной ответственности к работнику и/или его увольнение могут быть затруднены. В связи с этим мы рекомендуем все же закреплять хотя бы самые общие правила чередования выполнения работы дистанционно и в офисе в трудовом договоре или ЛПА с учетом особенностей конкретного нанимателя.

Примеры:

работник заполняет журналы планируемой явки/неявки для работы в офисе на ежемесячной/еженедельной основе до начала следующего периода;
устанавливаются конкретные дни в месяц/в неделю/время в течение рабочего дня, когда работник работает удаленно/в офисе.

Отпуска

Вопрос 4. Можно ли предусмотреть в ЛПА, что единовременная выплата на оздоровление (ЕВО) будет предоставляться при определенных условиях? К примеру, если сотрудник полностью выбрал весь трудовой отпуск в своем рабочем году (для стимулирования работников своевременно использовать отпуска)?

Ответ: Да, можно, если такое условие предусмотрено в ЛПА, утвержденном нанимателем.

Условие о выплате ЕВО не относится к числу обязательных условий трудового договора (контракта) согласно ст. 19 ТК. Как указано в ст. 182 ТК, установление такой выплаты происходит по соглашению сторон (в трудовом договоре), либо в коллективном договоре или законодательстве (как правило в отношении государственных компаний). С 1 января 2024 года перечень случаев, размер и порядок выплаты ЕВО также может устанавливаться в ЛПА, т.е. по усмотрению нанимателя. При этом ст. 182 ТК не ограничивает нанимателя в части определения этих условий.

В качестве случая выплаты ЕВО может выступать использование работником всего своего трудового отпуска в соответствующем рабочем году. Полагаем, что такой подход вполне согласуется с целями отпуска, указанными в ст. 153 ТК, а также обязанностью нанимателя обеспечить ежегодное предоставление отпусков (ч. 1 ст. 170 ТК). Поскольку ст. 182 ТК также не содержит ограничений относительно сроков выплаты ЕВО, то наниматель вправе самостоятельно определить такие сроки – например, перед началом последней из частей трудового отпуска, предоставляемых за текущий рабочий год.

Вопрос 5. Должна ли одна из частей трудового отпуска при делении более чем на 2 части, как и ранее, составлять 14 календарных дней?

Ответ: Да, данное требование сохранилось.

Несмотря на то, что в ч. 1 ст. 174 ТК были внесены корректировки, позволяющие делить трудовой отпуск более, чем на 2 части, в норме все же сохранилась оговорка о том, что одна из частей отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней.

На сохранение данного подхода неоднократно в своих выступлениях обращали внимание представители Минтруда. Он вытекает из целей трудового отпуска – обеспечить работнику длительный непрерывный отдых для восстановления работоспособности (ст. 153 ТК).

Обращаем внимание, что за нарушение порядка предоставления отпусков, к которому согласно ст. 174 ТК можно отнести и правила деления отпусков на части, предусмотрена административная ответственность должностного лица, допустившего нарушение (ч. 6 ст. 10.12 КоАП).

Вопрос 6. Какой именно ЛПА нужно оформить для разделения отпуска на 3 и более частей?

Ответ: Правила деления отпуска на части можно закрепить в качестве нормы ПВТР, в отдельном ЛПА или приказе нанимателя.

Законодатель не устанавливает каких-либо ограничений в части того, в каком именно ЛПА нанимателя необходимо устанавливать порядок деления отпусков на части (ч. 1 ст. 174 ТК).

В соответствии с абз. 3 ч. 1 ст. 1 ТК к ЛПА относятся коллективные договоры, соглашения, ПВТР и иные принятые в установленном порядке акты, регулирующие трудовые и связанные с ними отношения у конкретного нанимателя. К числу ЛПА могут относиться также приказы нанимателя, если они приняты в целях регулирования отношений внутри организации и касаются всех ее работников. Это вытекает из определения приказа, как правового акта, издаваемого руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения задач, стоящих перед организацией (п. 93 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Учитывая изложенное, приемлемыми вариантами будут издание отдельного положения о предоставлении отпусков, имплементация отдельной главы/статьи в ПВТР, издание приказа о порядке деления трудовых отпусков на части.

Вопрос 7. Можно ли предусматривать в ЛПА формулировку: «Трудовой отпуск может быть разделен более чем на 2 части»?

Ответ: Да, можно, если это соответствует интересам нанимателя и работника.

Нововведение позволяет разделить трудовой отпуск более чем на 2 части и не ограничивает максимальное количество таких частей. Их может быть 5, 6, и даже больше. Поэтому предложенная формулировка является вполне допустимой.

Но из-за своей абстрактности она не всегда соответствует интересам нанимателя. Неограниченное деление отпусков может создать трудности при планировании нанимателем своей хозяйственной деятельности и увеличить документооборот организации. Кроме того, необходимо соблюдать требование о том, что одна из частей отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней (ст. 174 ТК).

Для соблюдения баланса интересов работника и нанимателя мы рекомендуем использовать более четкие формулировки, например: «Трудовой отпуск может быть разделен не более, чем на четыре части. При этом одна из частей трудового отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней».

Вопрос 8. Отпуска за предыдущие годы (неиспользованные отпуска) можно будет разделить более чем на 2 части?

Ответ: Да, можно.

Законодательством допускается перенос части трудового отпуска на следующий рабочий год (ч. 2 ст. 170 ТК). Перенесенная часть отпуска присоединяется к отпуску за следующий рабочий год или используется в следующем году отдельно (ч. 4 ст. 170 ТК). Полагаем, что предоставление отпусков (в том числе перенесенных) должно происходить по правилам, действующим на момент их фактического использования. Если на момент предоставления отпуска (в том числе за предыдущие рабочие годы) у нанимателя действует ЛПА, разрешающий деление отпусков более чем на 2 части, то данное правило о делении должно применяться ко всем отпускам, которые работники будут использовать с момента введения в действие ЛПА.

Электронный документооборот

Вопрос 9. Каким образом необходимо хранить документы в электронном виде? Например, организация с 01.01.2024 предусматривает совершение юридически значимых действий в электронном виде посредством рабочей электронной почты, и, например, наниматель направил приказ о предоставлении отпуска по электронной почте, а работник также (по электронной почте) подтвердил ознакомление с приказом.

Ответ: Порядок хранения кадровых документов в электронном виде должен быть определен ЛПА нанимателя с учетом требований законодательства об архивном деле и делопроизводстве и в зависимости от применяемых при электронном документообороте способов идентификации работника (с применением ЭЦП/без применения ЭЦП).

Согласно ч. 2 ст. 29-1 ТК решение о совершении отдельных действий в сфере кадрового делопроизводства в электронном виде и порядок совершения таких действий, включая хранение, определяются локальным правовым актом (ЛПА) нанимателя.

При составлении такого ЛПА необходимо учитывать требования следующих нормативных правовых актов:

постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» (далее Инструкция № 4);
постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20 «Об утверждении Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций»;
постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 «Об утверждении Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях».
постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О перечне типовых документов» (далее – Перечень типовых документов).

В рассматриваемой ситуации рекомендуем учитывать при составлении ЛПА следующие основные требования законодательства:

При пересылке по электронной почте документ в электронном виде оформляется по правилам делопроизводства, установленным Инструкцией № 4, и прикрепляется в виде приложения (файла) к электронному письму (п. 231 Инструкции № 4).

При этом допустимыми форматами документов в электронном виде, в том числе при их хранении, являются PDF, DOCX, ODT, для электронных отображений документов на бумажных носителях - PDF, TIFF, PNG, JPEG (ч. 4-5 п. 218 Инструкции № 4), конкретный формат определяется организацией. С 1 июля 2024 года допустимым является только формат PDF (п. 199 Инструкции № 4 в новой редакции).

В электронном виде документы должны храниться в течение тех же сроков, что и бумажные документы (ч. 1 п. 236 Инструкции № 4). Эти сроки установлены Перечнем типовых документов и для приказов об отпуске составляют 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, а если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (п. 21.4).

Оперативное хранение документов (до их исполнения и передачи в архив или на уничтожение) осуществляется в самой информационной системе, используемой для электронного документооборота (п. 238 Инструкции № 4, п. 74 Инструкции № 19). Закон Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации» под информационной системой понимает совокупность банков данных, информационных технологий и комплекса (комплексов) программно-технических средств. Исходя из данного определения информационной системой, используемой для электронного документооборота, можно считать компьютер с установленным программным обеспечением и доступом в Интернет (компьютерную сеть) нанимателя, используемые для обмена кадровыми документами в электронном виде. Место хранения с указанием названия информационной системы должно быть указано в ЛПА. После передачи в архив хранение осуществляется в специальных помещениях-хранилищах на серверном оборудовании или съемных носителях, предназначенных для длительного хранения информации (п. 47 Инструкции № 20).

В отношении документов временного хранения (до 10 лет) организация вправе определить в своем ЛПА, какие из них могут храниться исключительно в электронном виде без дополнительного хранения бумажных экземпляров (ч. 3 п. 236 Инструкции № 4). В такой перечень решением нанимателя могут быть включены и приказы о предоставлении трудового отпуска.

При хранении документов в электронном виде должна обеспечиваться их целостность в течение сроков хранения. Это достигается соблюдением температурно-влажностного, санитарно-гигиенического, противопожарного и охранного режимов хранения (п. 48-56 Инструкции № 20). Например, место хранения должно быть оборудовано охранной сигнализацией, должно обеспечиваться создание резервных копий документов, документы с разным сроком хранения должны храниться на разных съемных носителях. Если такие требования при хранении документов в электронном виде не могут быть соблюдены, то все же необходимо будет дополнительно хранить бумажные экземпляры документов (ч. 2 п. 236 Инструкции № 4).

При хранении и использовании документов в электронном виде, необходимо обеспечить их доступность для всех заинтересованных работников организации в соответствии с установленными обязанностями и правами доступа (п. 234 Инструкции № 4).

Таким образом, компания вправе определить порядок хранения документов в электронном виде в своем ЛПА, соблюдая при этом требования законодательства.

Вопрос 10. Возможно ли в электронном виде продлить контракт с работником? Например, наниматель направляет по электронной почте уведомление о продлении контракта, достаточным ли будет ответ работника по электронной почте «согласен на продление контракта»?

Ответ: Нет, нельзя.

Согласно ст. 29-1 ТК в электронном виде может быть совершено большое число кадровых действий за исключением заключения, продления, изменения трудовых договоров, договоров о полной материальной ответственности.

Направление уведомления о продлении контракта и ответ-согласие работника, выраженные в виде сообщений электронной почты, не являются надлежащим оформлением продления контракта, и имеют статус внутренней переписки (переговоров) между работником и нанимателем, по результатам которой необходимо подготовить соответствующие документы.

Полагаем, что данное ограничение введено в целях защиты прав и интересов сторон трудовых отношений и связано с невозможностью на текущий момент обеспечить достаточный уровень информационной безопасности при совершении столь значимых для трудовых отношений действий.

Вопрос 11. Увольнение может быть оформлено в электронном виде? Возможно ли ознакомление с приказом об увольнении?

Ответ: Да, и направление приказа об увольнении работнику, и проставление работником отметки об ознакомлении с ним могут быть совершены в электронном виде, если это предусмотрено ЛПА нанимателя.

Статьей 29-1 ТК определен исчерпывающий перечень юридически значимых действий, которые запрещается совершать в электронном виде. Увольнение в данном перечне не указано. Следующие действия в рамках процедуры увольнения могут быть совершены с применением электронного документооборота:

инициирование прекращения трудовых отношений (направление уведомления/предупреждения нанимателем работнику и ознакомление работника с ним, подача заявления об увольнении работником);
направление работнику приказа об увольнении для ознакомления;
ознакомление работника с приказом об увольнении (проставление подписи об ознакомлении).

В электронном виде нельзя внести запись о прекращении трудового договора (контракта) в трудовую книжку, т.к. в Республике Беларусь ведение электронных трудовых книжек не осуществляется. Однако, в электронном виде работник может направить нанимателю заявление об отправке ему трудовой книжки по почте, если не может явиться за ее получением лично.

Таким образом, основные действия, необходимые для прекращения трудовых отношений с работником, можно совершить в электронном формате. Для этого соответствующие процедуры должны быть предусмотрены в ЛПА нанимателя.

Однако, оформление всего процесса увольнения в электронном виде сопряжено с рисками для нанимателя. В связи с этим применение электронных процедур при увольнении рекомендуем предусмотреть для случаев, когда это действительно необходимо, и детально регламентировать этот процесс, включая порядок подтверждения ознакомления работника с документами, порядок идентификации работника, процедуры по защите данных.

2024-03-13 09:59